2013年8月24日 星期六

Covey's Matrix 與 Evernote 應用 - How to Create Covey's Matrix by Using Evernote

 

這件事很急,但是真的重要嗎?


Covey’s Matrix 又稱為 The Urgent/Important Matrix,為Dr. Stephen Covey 在暢銷書與成功有約 (The 7 Habits of Highly Effective People),提到的一套高效率時間管理手法

Covey 將待處理事情分劃為四個象限:
  1. 緊急&重要:立馬完成這個代辦事項,日後盡量預先安排時間先行處理重要的事情,不要拖到最後變的又緊急又重要。
  2. 不緊急&重要:我們在正計劃一個大案子或是規劃一個人生目標,時間壓力比較小,記得永遠空出時間執行,避免拖延,到最後變成緊急又重要的事件。
  3. 緊急&不重要:鳥鳥的急事,這些待辦事項通常需要在相當短的時間內完成,但老實說對工作目標與人生沒啥幫助的,試著看看重新安排時間或是請有空的人協助幫忙處理。
  4. 不緊急&不重要:直接不去做啦!

以往我都是在一張紙上寫上畫上一個 matrix 把代辦事項填上去然後決定處理順序,但是當有新增代辦事項時相當麻煩,因為我常常找不到那張該死的紙!就算找到了,一張紙塗塗改改變的相當凌亂,且不好保管。


最近我在 Evernote 上發現解套的方式,Evernote 最近幾版的更新新增了 checklist 功能,Check list由手機端看起來簡潔,方便修改及新增待辦事項。


那麼這跟 Covey’s Matrix 應用有什麼關係呢? 我們如果同步使用桌面版 Evernote (官網下載),建立兩個記事本:Urgent / Not Urgent,


我們就可以將待辦事項分為兩個種類,分別放到不同筆記本內。接著我們建立兩個標籤 (Tag)Important / Not Important (我這邊是用High / Low),我們再將待辦事項依照重要度標上不同 Tag


這樣我們就完成了高科技版的 Covey’s Matrix,回到手機上,點選 Important Tag 我們可以清楚的看到重要度高的事情哪些是緊急?哪些不是?當然也可以馬上知道重要度低的事情的緊急度是如何?


藉由點選Important/ Not Important Tag,我們可以快速決定處理事情的優先順序,而且更動代辦事項重要度及緊急度也比手寫或是腦中排序方便許多,雲端和隨身的特性也讓我們執行代辦事項上更具效率!






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